Integración de Datos

Datos redundantes, erróneos, perdidos y mal codificados.

Todas las compañías tienen este tipo de problemas, con su información vital residiendo en diferentes orígenes de información.

Aunque combinar la información procedente de diversas bases de datos es una tarea difícil, podría evitar algunos proyectos de ERP, CRM y de gestión de la cadena de aprovisionamiento.


Si bien esto no es un problema nuevo, resulta muy notorio cuando se realizan proyectos de alto perfil y vitales para el negocio, como instalar software de planificación de recursos de empresa (ERP), de gestión de clientes (CRM) o de gestión de la cadena de aprovisionamiento. Algunos analistas señalan al respecto, que gran parte de las compañías suelen concentrarse en el proceso comercial y no en la forma, la lógica o la congruencia de los datos resultantes. Cuando una compañía actúa así, el departamento de TI tiene que dominar su frustración y abandonar algunos proyectos para dedicarse a limpiar, reconciliar e integrar los datos procedentes de diversos almacenes o “silos” de datos en toda la empresa.


Por ejemplo, diferentes sistemas de ventas, inventario o fabricación en una compañía minorista de ropa podrían realizar el seguimiento de un mismo artículo bajo nombres diferentes. Una base de datos central (si existe) podría utilizar los términos ‘extra grande’ o ‘XL’, aunque ambos se referirían al mismo elemento. A ello se suma el simil del ‘cuarto trastero’, que es común en la mayoría de los hogares: Si se acumulan suficientes cajas de ropa de temporada, adornos, documentos de la historia familiar y otras cosas, pronto se habrá almacenado una variedad de artículos difíciles de gestionar. Eso puede suceder también en las empresas. Múltiples unidades operativas, plantas de fabricación, medios e instalaciones podrían manejar diferentes aplicaciones de diversos vendedores para realizar tareas de ventas, de recursos humanos y de otros tipos. Esta combinación de datos diferentes constituye una masa de información sin clasificar y sin reconciliar.

Bajo un mismo techo

Cuando llega el momento de la integración de la información, la cuestión que se plantean muchos directores de TI en sus empresas se debate entre desechar las cinco o seis aplicaciones que capturan los datos e instalar una nueva aplicación o recabar de nuevo los datos, limpiarlos, reconciliarlos y organizarlos. Lo cual es sin duda, un trabajo difícil y complejo.

 

En la mayoría de las compañías, cada sistema tiene sus propios conjuntos de códigos internos, por lo que limpiar los datos almacenados en esos sistemas host no suele ser una opción aceptable, ya que requiere demasiado tiempo y un costo económico elevado. La solución más frecuente es buscar una herramienta de terceros que realice una adaptación de los datos de varios sistemas y los combine en un almacén de datos, de manera que ninguna de las unidades de negocio pierda el control de sus propios datos y, paulatinamente, se integren otras aplicaciones.

 

Aún así, cuando una compañía decide sustituir múltiples aplicaciones por una nueva, para resolver el caos de sus datos, el proceso nunca es fácil. Muchas de las principales firmas vendedoras de productos CRM y de ERP, por ejemplo, ofrecen suites o conjuntos de aplicaciones formados por sus propias aplicaciones, más otras que han adquirido, de tal forma que los productos contenidos en esos conjuntos, no han sido creados juntos y, en consecuencia, podrían no transmitir los datos en ambas direcciones con facilidad. En los últimos años, los proveedores de sistemas ERP están intentando resolver el problema suministrando modelos de datos y datawarehouse con sus suites de aplicaciones.

Compartir Información

Si algo han comprendido los directores de IT a la hora de integrar todos los datos en un mismo lugar o almacén, es que los errores e incidencias frecuentes del pasado resultan ahora claramente visibles. Es por ello que justificar el coste de los proyectos de integración de datos no resulta difícil.

 

La lógica que se suele aplicar cuando se trata este tema con los directores de unidades de negocio es sencilla. El argumento de que los datos son lo que nos hacen ser, lo que somos como empresa suele funcionar, ya que si se suministran datos limpios y buenos, se podrán adoptar mejores decisiones estratégicas

Plan de ajuste de información

Antes de limpiar cualquier tipo de datos, el departamento de IT debe establecer un plan para localizarlos y recogerlos, para posteriormente determinar cómo gestionarlos una vez que están disponibles. Los que han pasado por ello ofrecen estos consejos:

Determinar qué tipo de información hay que capturar

Para ello, deberá formarse un ‘comité de mapping’ o búsqueda de los datos críticos para el negocio.

Software de mapping adecuado

Es recomendado encontrar un software de mapping adecuado que permita recoger datos de muchas fuentes. Entre ellas se incluyen también las aplicaciones antiguas ya existentes, archivos de PC, ficheros HTML, fuentes de datos no estructurados y sistemas a nivel de empresa, como los ERP.

Comenzar con un proyecto de alta rentabilidad.

Lo más aconsejable es que el primer proyecto de integración se efectúe en una unidad de negocio que genere muchos ingresos. Aunque a veces es más fácil comenzar con una unidad de negocio pequeña, no podrá conseguirse tan fácilmente una justificación del coste que permite obtener la aprobación de la dirección superior.

Crear un proceso de mapping, limpieza y recopilación que sea repetible.

El objetivo de esto, es que cada vez que se desea obtener una vista o imagen actual de un tipo de datos sea posible generar un informe, puesto que la integración de datos no es algo que se realiza en una sola operación y las compañías tienen que enfrentarse a ella constantemente.

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